E-Mail Archivierung mit MailStore

Unternehmen verfügen in der Regel über ausgezeichnet funktionierende E-Mail-Server oder Groupware-Lösungen zur E-Mail-Kommunikation. Diese Systeme wurden jedoch nie zur langjährigen Aufbewahrung und Bereitstellung großer Datenmengen konzipiert, woraus in der Praxis verschiedene technische, rechtliche und wirtschaftliche Probleme resultieren.

Schutz vor Datenverlusten

Anwender können wichtige E-Mails nach belieben und unbemerkt löschen. Oft löschen Anwender ihr gesamtes Postfach, wenn diese aus dem Unternehmen ausscheiden. Unternehmen verlieren so täglich wichtige Daten. Über eine E-Mail-Archivierungslösung können alle bestehenden, sowie alle zukünftig ein- und ausgehenden E-Mails im Unternehmen vollständig archiviert werden. E-Mails können dabei noch vor der Zustellung an den Anwender archiviert werden, wodurch Datenverluste vollständig ausgeschlossen werden.

Rechtliche Sicherheit

Die Datenschutz-Grundverordnung definiert übergreifend die Grundlagen für eine rechtskonforme Datenverarbeitung – und erlegt damit auch der E-Mail-Archivierung Rahmenbedingungen auf. Als Beispiele seien hier angemessene Schutzmaßnahmen zur Datensicherheit – wie Zugriffs-Management oder Verschlüsselung – oder das Recht auf Vergessenwerden – also das Löschen entsprechender Datensätze – genannt.

Gleichzeitig ermöglicht eine durchdachte E-Mail-Archivierung es, geschäftliche Absprachen, Angebote und Abschlüsse transparent und nachvollziehbar aufzubewahren – zum einen erfüllen Unternehmen so eine rechtliche Pflicht, zum anderen ist ein sauberes Datenmanagement ein unverzichtbarer Baustein zur DSGVO-Konformität. Denn ein intuitiv durchsuchbares und strukturiertes Archiv unterstützt Unternehmen in Sachen Auskunftsfähigkeit, während automatisiert gepflegte und verfolgte Aufbewahrungsfristen dazu beitragen, organisatorische Prozesse wie die Handhabung von Bewerbungen datenschutzrechtlich korrekt zu gestalten und das Recht auf Vergessenwerden zu wahren.

Die Verantwortung für die Umsetzung der gesetzlichen Anforderungen liegt bei der Geschäftsführung eines Unternehmens. Eine Verletzung der Archivierungspflicht kann mit steuerrechtlichen, in bestimmten Fällen auch mit zivilrechtlichen Sanktionen geahndet werden.

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