Mailstore E-Mail Archivierung

Die E-Mail ist ein wesentliches universelles Kommunikationsmittel. Firmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz sind gesetzlich verpflichtet, E-Mails zu archivieren. Viele Geschäftsführer kleiner und mittlerer Betriebe fragen sich, warum und was überhaupt archiviert werden muss. Unternehmen unterliegen einer Archivierungspflicht für:
  • Aufzeichnungen und Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz wie auch die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Unterlagen
  • die empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe
  • Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe,
  • Buchungsbelege
  • sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind

Strategie zur Archivierung und den Datenschutz

In Anbetracht der Vielzahl der permanent empfangenen und versendeten E-Mails ist eine Einordnung in archivierungspflichtige und nicht-archivierungspflichtige E-Mails fast nicht möglich. Um die Vollständigkeit der Archivierung zu sicherzustellen, werden häufig alle E-Mails direkt bei Ein- und Ausgang archiviert. So wird gleichzeitig möglichen Manipulationen vorgebeugt, da Mitarbeiter die digitale Post vor der Archivierung weder verändern noch löschen können.

Mit MailStore Server können Unternehmen alle Vorteile moderner E-Mail-Archivierung einfach und sicher für sich nutzbar machen. Dazu legt MailStore Server perfekte Kopien aller E-Mails in einem zentralen Archiv ab und stellt so die Sicherheit und Verfügbarkeit beliebiger Datenmengen auch über viele Jahre hinweg sicher. Anwender können weiterhin, beispielsweise über eine nahtlose Integration in Microsoft Outlook, auf ihre E-Mails zugreifen und diese extrem schnell durchsuchen.

E-Mails können nach der Bearbeitung auch ohne Bedenken aus Outlook gelöscht werden. Dies hält den Posteingang schlank und beschleunigt den Start von Outlook. Sollte später eine E-Mail benötigt werden, können sie diese jederzeit wieder über das Mailstore Archiv aufrufen.

MailStore Server ist als tausendfach erprobte Standard-Software einfach und schnell einsetzbar und dennoch, auch bei hohen Anforderungen, extrem wartungsarm und zuverlässig. Durch den niedrigen Einstiegspreis und die integrierte Speichertechnologie werden zudem die Gesamtkosten auf niedrigstem Level gehalten.

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    Abrechnung im 30 Minuten Takt
Ausserhalb der normalen Arbeitszeiten wird auf den Stundensatz ein Zuschlag von 50% berechnet.